Parifiziertes Zinshaus: Verwalternähe zum Auftragnehmer und drei Vergleichsangebote

Bei einem parifizierten Zinshaus muss die Eigentümergemeinschaft vor bestimmten Aufträgen des Verwalters zwei Fragen getrennt prüfen. Besteht zum vorgesehenen Auftragnehmer ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis? Und handelt es sich um Erhaltungsarbeiten außerhalb der laufenden Instandhaltung oder um größere Verbesserungsarbeiten, für die mindestens drei Angebote einzuholen sind? § 20 Abs. 4 WEG verbindet diese Transparenzpflichten mit der Verwaltung der Liegenschaft.

Die Regelung schafft eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage. Sie entscheidet weder, ob eine Arbeit technisch notwendig ist, noch verlangt sie in dieser Bestimmung automatisch die Auswahl des billigsten Angebots. Dieser Beitrag behandelt ausschließlich die WEG-Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nach der Parifizierung. Ein ungeteiltes Zinshaus im Alleineigentum ist davon zu unterscheiden.

Was § 20 Abs. 4 WEG beim Auftrag des Verwalters verlangt

§ 20 Abs. 4 WEG nennt zwei eigenständige Pflichten. Beabsichtigt der Verwalter ein Rechtsgeschäft mit einer Person, die mit ihm durch ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis verbunden ist, muss er die Wohnungseigentümer auf dieses Naheverhältnis hinweisen. Die Pflicht gilt für Erhaltungsarbeiten außerhalb der laufenden Instandhaltung sowie für größere Verbesserungsarbeiten. Dafür muss der Verwalter mindestens drei Angebote einholen.

Die Pflichten setzen an unterschiedlichen Tatsachen an. Das Naheverhältnis betrifft die Beziehung zwischen Verwalter und Vertragspartner. Die Drei-Angebote-Regel betrifft den Umfang und die Art der Arbeit. Beide Fragen sollten deshalb in den Unterlagen getrennt beantwortet werden.

Die Bestimmung ist Teil der Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft. Sie ersetzt keine Prüfung des Wohnungseigentumsvertrags, der technischen Planung oder der Beschlusslage. Für den konkreten Auftrag bleiben der Leistungsumfang und die Interessen der Gemeinschaft maßgeblich.

Wann ein Naheverhältnis offenzulegen ist

Die Hinweispflicht entsteht, wenn der Verwalter ein Rechtsgeschäft mit einer Person beabsichtigt, die mit ihm familiär oder wirtschaftlich verbunden ist. Im Mittelpunkt steht daher der vorgesehene Vertragspartner. Ein bloß allgemeiner Hinweis auf mögliche Interessenkonflikte ersetzt die konkrete Einordnung des geplanten Geschäfts nicht.

Die Offenlegung bedeutet nicht automatisch, dass der Auftrag unzulässig ist. Sie macht die Verbindung für die Wohnungseigentümer sichtbar und ermöglicht eine informierte Befassung mit dem Auftrag. Für die Akte gehören deshalb der Auftragnehmer, der geplante Leistungsgegenstand und der Inhalt des Hinweises zusammen.

Ist die Verbindung unklar, sollte die Eigentümergemeinschaft die offenen Tatsachen vor der Entscheidung klären. Eine pauschale Vermutung reicht für die rechtliche Bewertung nicht. Ebenso darf aus der Offenlegung allein keine fertige Aussage über die Qualität oder den Preis der Leistung abgeleitet werden.

Für welche Arbeiten drei Angebote einzuholen sind

Die Drei-Angebote-Pflicht erfasst Erhaltungsarbeiten außerhalb der laufenden Instandhaltung sowie größere Verbesserungsarbeiten. Für die Einordnung ist daher zuerst eine präzise Leistungsbeschreibung erforderlich. Eine bloße Bezeichnung als Reparatur oder Sanierung beantwortet die Frage noch nicht.

§ 20 Abs. 4 WEG nennt in dieser Bestimmung keinen allgemeinen Eurobetrag, ab dem immer drei Angebote erforderlich wären. Entscheidend bleibt die gesetzliche Abgrenzung zwischen laufender Instandhaltung, weitergehender Erhaltung und größerer Verbesserung. Technische und rechtliche Einordnung sollten dokumentiert werden, wenn der Umfang zweifelhaft ist.

Bei laufender Instandhaltung darf die Eigentümergemeinschaft die Angebotsfrage nicht mit der gesetzlichen Regel für weitergehende Arbeiten verwechseln. Umgekehrt darf eine größere Maßnahme nicht allein wegen ihrer Bezeichnung ohne Angebotsvergleich beauftragt werden. Der konkrete Auftragstext bildet den Ausgangspunkt.

Welche Informationen vor der Entscheidung geordnet vorliegen sollten

Vor der Befassung der Eigentümergemeinschaft sollte aus den Unterlagen hervorgehen, welche Arbeit beauftragt werden soll, wer Vertragspartner ist und wie der Verwalter die Einordnung vorgenommen hat. Bei einem familiären oder wirtschaftlichen Naheverhältnis gehört der konkrete Hinweis ebenfalls in die Entscheidungsunterlage.

Für Arbeiten außerhalb der laufenden Instandhaltung und für größere Verbesserungen sollten die mindestens drei Angebote mit Leistungsumfang, Preis, Ausführungsbedingungen und allfälligen Abweichungen nebeneinander gestellt werden. So wird sichtbar, ob die Angebote tatsächlich dieselbe Aufgabe betreffen.

Diese Zusammenstellung ist eine nachvollziehbare Arbeitsgrundlage. § 20 Abs. 4 WEG schreibt in der geprüften Bestimmung keine bestimmte Tabellenform vor. Die Dokumentation sollte dennoch so klar sein, dass die spätere Beschlussfassung und die Auswahlentscheidung verständlich bleiben.

Wie die Eigentümergemeinschaft Angebote sinnvoll vergleicht

Mindestens drei Angebote schaffen eine Vergleichsbasis. Verglichen werden sollten zuerst die geschuldete Leistung, die technischen Annahmen und der zeitliche Ablauf. Preisangaben sind nur sinnvoll gegenüberstellbar, wenn die Angebote denselben Leistungsumfang und dieselben Zusatzpositionen abbilden.

§ 20 Abs. 4 WEG ordnet die Einholung von mindestens drei Angeboten an. Einen automatischen Zuschlag an das billigste Angebot verlangt diese Bestimmung nicht. Der Verwalter muss zugleich die gemeinschaftsbezogenen Interessen der Wohnungseigentümer wahren und rechtmäßige Weisungen der Mehrheit beachten.

Weicht das ausgewählte Angebot bei Preis, Qualität, Termin oder Risiko von den anderen ab, sollte die Abweichung in der Entscheidungsnotiz erklärt werden. Eine solche Begründung ersetzt keine erforderliche Zustimmung, macht die Auswahl aber für die Gemeinschaft überprüfbar.

Welche Fragen Verwalter und Wohnungseigentümer getrennt prüfen

Der Verwalter sollte zunächst die Tatsachen offenlegen: Vertragspartner, allfällige familiäre oder wirtschaftliche Verbindung, Arbeitsumfang und Angebotslage. Die Eigentümergemeinschaft prüft danach, ob die Unterlagen die beabsichtigte Entscheidung verständlich abbilden und ob weitere Informationen benötigt werden.

Die Offenlegung eines Naheverhältnisses ist mit dem Angebotsvergleich verbunden, aber nicht identisch. Auch ein Auftragnehmer ohne Naheverhältnis kann für eine größere Verbesserung drei Angebote erfordern. Umgekehrt bleibt die Offenlegungspflicht unabhängig davon bestehen, ob drei Angebote eingeholt werden müssen.

Aus der Trennung der Fragen folgt eine klare Aktenstruktur. Ein Abschnitt dokumentiert das Verhältnis zum Auftragnehmer, ein weiterer den Leistungsumfang und ein dritter die Angebote und die Auswahl. So wird vermieden, dass eine ungeklärte Einzelfrage die gesamte Entscheidung verdeckt.

Welche Unterlagen für eine spätere Prüfung geordnet sein sollten

In die Prüfakte gehören die Auftragsskizze, die Daten des vorgesehenen Vertragspartners, der Hinweis auf ein Naheverhältnis und die Leistungsbeschreibung. Bei weitergehenden Erhaltungs- oder größeren Verbesserungsarbeiten kommen die mindestens drei Angebote samt Vergleichsnotiz hinzu.

Ebenfalls gesichert werden sollten die Einladung oder Information zur Befassung, die maßgeblichen Entscheidungsunterlagen, der Beschluss und die weitere Kommunikation. Bei der Gestaltung der Eigentums- und Verwaltungsordnung hilft der Beitrag zum Wohnungseigentumsvertrag nach der Zinshaus-Parifizierung. Für die operative Dokumentenübergabe ist die Übernahme der Hausverwaltung nach dem Closing ein benachbartes, eigenständiges Thema.

Die Akte soll erkennen lassen, welche Information zum Zeitpunkt der Entscheidung vorlag. Nachträglich eingeholte Unterlagen dürfen frühere Lücken nicht unsichtbar machen. Eine chronologische Ablage erleichtert die spätere rechtliche und tatsächliche Prüfung des Verwaltungsvorgangs.

Nächste Schritte und Rechtsnews

Für die Prüfung sollten Eigentümergemeinschaft und Verwalter den geplanten Auftrag, die Beziehung zum Vertragspartner, den Arbeitsumfang und die Angebote gemeinsam abgleichen. Neue Beiträge und rechtliche Hinweise der Kanzlei erhalten Sie mit BRANDaktuellen Rechtsnews.