Hausbesorger fällt aus: Vertretung und Kostenersatz bei Altverträgen

Bei einem vor dem 1. Juli 2000 abgeschlossenen Hausbesorgerdienstverhältnis hängt die Vertretung von der Art der Verhinderung ab. § 17 HbG unterscheidet zwischen der grundsätzlich vom Hausbesorger zu organisierenden Vertretung, dem Kostenersatz bei bestimmten Ausfällen und der vom Hauseigentümer auf eigene Kosten zu stellenden Vertretung.

Maßgeblich ist zuerst § 31 Abs. 5 HbG. Das Hausbesorgergesetz gilt für solche Altverträge weiter, während es auf nach dem 30. Juni 2000 abgeschlossene Dienstverhältnisse nicht mehr anzuwenden ist. Die Regelung beantwortet eine Vertretungs- und Kostenfrage. Sie beendet das Dienstverhältnis nicht und nimmt die Dienstwohnung nicht automatisch weg.

§ 31 Abs. 5 HbG: Wann der Altvertrag erfasst ist

§ 31 Abs. 5 HbG zieht die zeitliche Grenze beim Abschluss des Dienstverhältnisses. Für Dienstverhältnisse, die nach dem 30. Juni 2000 abgeschlossen wurden, ist das Hausbesorgergesetz nicht mehr anzuwenden. Für vor dem 1. Juli 2000 abgeschlossene Dienstverhältnisse gilt es einschließlich künftiger Änderungen weiter.

Vor der Vertretungsprüfung gehört daher das Abschlussdatum in die Akte. Vertrag, Nachträge, Personalunterlagen und eine nachvollziehbare Dienstchronologie sollten dieselbe Grundlage zeigen. Die Bezeichnung einer Person als Hausbesorger reicht für diese zeitliche Prüfung allein nicht aus.

Der Beitrag behandelt ausschließlich die besondere Vertretungsregel des HbG für diesen Anwendungsbereich. Ob ein anderes Dienstverhältnis oder eine spätere Vereinbarung nach anderen Vorschriften zu beurteilen ist, muss gesondert geprüft werden.

§ 17 Abs. 1 HbG: Grundsätzlich organisiert der Hausbesorger die Vertretung

Ist der Hausbesorger verhindert, seine Obliegenheiten zu erfüllen, hat er nach § 17 Abs. 1 HbG grundsätzlich auf seine Kosten für eine Vertretung durch eine andere geeignete Person zu sorgen. Für die Auswahl und den Zeitraum braucht es eine nachvollziehbare Abstimmung mit den tatsächlich anfallenden Aufgaben.

Eine Ausnahme gilt, wenn der Hausbesorger wegen einer plötzlich auftretenden Dienstverhinderung durch Krankheit oder Unfall nicht in der Lage ist, diese Pflicht selbst zu erfüllen. Für diesen Fall begründet § 17 Abs. 1 HbG zugleich keine besondere Pflicht des Hauseigentümers, bereits im Voraus eine Vertretung vorzuhalten.

Aus dem Ausfall folgt damit weder automatisch eine Beendigung des Dienstverhältnisses noch die Beauftragung einer gewöhnlichen Hausbetreuungsfirma mit einem neuen Werkvertrag. Der konkrete Vertretungsfall und die übrigen Pflichten aus dem Dienstverhältnis sind getrennt zu dokumentieren.

§ 17 Abs. 2 HbG: In welchen Fällen Kosten ersetzt werden

Bei einer Dienstverhinderung wegen Krankheit oder Unfall, bei Urlaub und bei Bildungsfreistellung nach § 118 ArbVG hat der Hauseigentümer dem Hausbesorger die Vertretungskosten zu ersetzen. Der Anspruch reicht nach § 17 Abs. 2 HbG bis zum Höchstausmaß des durchschnittlichen Monatsbruttoentgelts, das dem Hausbesorger für diesen Zeitraum sonst gebühren würde.

Für die Abrechnung müssen Vertretungszeitraum, Ausfallsgrund, bestellte Person, vereinbartes Entgelt und das maßgebliche durchschnittliche Monatsbruttoentgelt getrennt festgehalten werden. Eine Rechnung allein beantwortet noch nicht, ob der gesetzliche Tatbestand erfüllt und die Obergrenze eingehalten ist.

Die Norm nennt keine pauschale Kostenfreigabe für jede Ersatzleistung. Auch ein längerer Ausfall darf nicht ohne Abgleich mit dem konkreten Zeitraum und dem sonst gebührenden Entgelt abgerechnet werden. Der Sachverhalt entscheidet, welche Unterlagen zusätzlich erforderlich sind.

§ 17 Abs. 3 HbG: Wann der Hauseigentümer selbst für Vertretung sorgt

Während der Beschäftigungsverbote nach §§ 3 bis 5 Abs. 1 MSchG, der Karenz nach dem MSchG oder VKG, der Freistellung nach § 117 ArbVG und der erweiterten Bildungsfreistellung nach § 119 ArbVG hat der Hauseigentümer auf eigene Kosten für eine Vertretung zu sorgen.

Diese Fälle unterscheiden sich von Krankheit, Unfall, Urlaub und der Bildungsfreistellung nach § 118 ArbVG. Die Zuständigkeit für die Organisation und die Kosten darf deshalb nicht allein aus einem allgemeinen Abwesenheitsvermerk abgeleitet werden. In die Akte gehören der konkrete gesetzliche Grund, Beginn und Ende sowie die Vereinbarungen zur Vertretung.

Der Hauseigentümer sollte die Aufgaben, den Zeitraum, die geeignete Vertretung und die Kostenfreigabe schriftlich ordnen. Damit bleibt sichtbar, welche Pflicht aus § 17 Abs. 3 HbG folgt und welche zusätzlichen organisatorischen Fragen außerhalb dieser Norm liegen.

Dienstwohnung: Beibehaltung bleibt trotz Vertretung geschützt

§ 17 Abs. 3 HbG hält ausdrücklich fest, dass der Anspruch des Hausbesorgers auf Beibehaltung der Dienstwohnung unberührt bleibt. Die Vertretung während eines Beschäftigungsverbots, einer Karenz oder einer erfassten Freistellung schafft daher für sich allein keinen Räumungsgrund.

Für Zeiten des Karenzurlaubes, der Freistellung nach § 117 ArbVG und der erweiterten Bildungsfreistellung nach § 119 ArbVG sind Vereinbarungen über Tätigkeiten zulässig, die mit der Dienstwohnung unmittelbar zusammenhängen. Solche Vereinbarungen sollten Inhalt, Zeitraum und praktische Durchführung klar benennen.

Die Wohnungsfrage ist von der Kostenfrage zu trennen. Eine vom Hauseigentümer finanzierte Vertretung beantwortet nicht automatisch, wie die Dienstwohnung genutzt wird. Umgekehrt ändert eine fortbestehende Wohnungsberechtigung nichts daran, wer die Vertretung nach dem jeweiligen Absatz organisiert.

Welche Unterlagen die Vertretungs- und Kostenprüfung tragen

Für den ersten Abgleich sollten Abschlussdatum und Dienstvertrag, Nachträge, Aufgabenbeschreibung, Dienstwohnung, Meldung des Ausfalls und der konkrete Ausfallsgrund gesammelt werden. Bei Krankheit, Unfall, Urlaub und Bildungsfreistellung ist zusätzlich festzuhalten, wer die Vertretung bestellt oder vermittelt hat.

Für die Kostenprüfung gehören Vereinbarung oder Rechnung der Vertretung, Zeitraum, Leistungsnachweis und Zahlungsbeleg in die Akte. Daneben ist das durchschnittliche Monatsbruttoentgelt festzustellen, das dem Hausbesorger für denselben Zeitraum sonst gebühren würde. Bei § 17 Abs. 3 HbG muss die Eigentümerseite auch die eigene Organisations- und Kostenentscheidung nachvollziehbar dokumentieren.

Eine kurze Chronologie verhindert, dass Dienstverhältnis, Dienstwohnung, Vertretung und Kostenersatz vermischt werden. Das ist besonders wichtig, wenn zugleich ein Eigentümerwechsel oder eine neue Hausverwaltung vorbereitet wird. Der Beitrag zur Übernahme der Hausverwaltung im Zinshaus behandelt die Übergabe von Konten, Vollmachten und Unterlagen.

Eigentümerwechsel und Verwaltung: offene Vertretung früh übergeben

Bei einem Eigentümerwechsel sollten Altvertrag, aktuelle Abwesenheit, Vertretungsvereinbarung und bisherige Zahlungen gemeinsam übergeben werden. Eine einzelne Notiz, dass der Hausbesorger derzeit ausfällt, zeigt weder den gesetzlichen Tatbestand noch die Kostenobergrenze.

In die Übergabematrix gehören außerdem die Dienstwohnung, Schlüssel und Zugänge, laufende Aufträge, Ansprechpartner, Abrechnung und der Stand der Vertretungsleistungen. Die Information muss so vollständig sein, dass die neue Verwaltung den Ausfall fortführen und die Kosten dem richtigen Zeitraum zuordnen kann.

Der Beitrag zum Eigentümerwechsel und Übergang von Bestandverträgen betrifft die allgemeine Übergabe. Für einen Hausbesorger-Altvertrag kommen die besondere zeitliche Geltung des HbG und die Aufteilung nach § 17 hinzu.

Nächste Schritte für Eigentümer, Hausbesorger und Verwaltung

Prüfen Sie zuerst das Abschlussdatum des Dienstverhältnisses. Ordnen Sie danach den Ausfallsgrund einem Absatz des § 17 HbG zu. Erst dann lassen sich Zuständigkeit, Vertretung, Kosten und die Dienstwohnung in einer belastbaren Akte zusammenführen.

Für das Gespräch sollten Dienstvertrag und Nachträge, Ausfallsmeldung, Vertretungsvereinbarung, Leistungsnachweise, Abrechnung, Bruttoentgeltunterlagen und Unterlagen zur Dienstwohnung bereitliegen. Bei einem Eigentümerwechsel kommen Übergabematrix, Schlüsselprotokoll und laufende Verwaltungsaufträge hinzu. Der Zinshaus Risiko Check kann den Unterlagenstand für die erste Einordnung strukturieren.

Neue Beiträge und rechtliche Hinweise der Kanzlei erhalten Sie mit BRANDaktuellen Rechtsnews.