Vermieterwechsel vor der Betriebskostenabrechnung: Abrechnungsjahr, Anspruch und Zahlung

Wird ein Zinshaus während des Kalenderjahres verkauft, ist die Betriebskostenabrechnung für dieses Jahr häufig noch offen. Der Eigentümerwechsel beantwortet allein nicht, wer die Abrechnung erstellt, welche Belege noch fehlen oder wem eine spätere Nachzahlung beziehungsweise ein Guthaben wirtschaftlich zugeordnet wird.

Für Mieter, Verkäufer, Käufer und Hausverwaltung müssen deshalb zwei Ebenen getrennt werden. Gegenüber den Mietern geht es um eine nachvollziehbare Abrechnung nach dem anwendbaren Mietrecht. Zwischen Verkäufer und Käufer geht es um Stichtag, Unterlagen, Zahlungswege und einen klaren internen Ausgleich.

Das Verkaufsjahr bleibt eine offene Abrechnungsperiode

§ 21 Abs 3 MRG sieht bei der Jahrespauschalverrechnung vor, dass die im Kalenderjahr fällig gewordenen Betriebskosten und laufenden öffentlichen Abgaben spätestens bis zum 30. Juni des folgenden Kalenderjahres abzurechnen sind. Die Abrechnung ist im Haus zur Einsicht aufzulegen; die Hauptmieter müssen in geeigneter Weise Einsicht in die Belege erhalten können. Ein Überschuss wird zum übernächsten Zinstermin zurückerstattet, ein Fehlbetrag ist zu diesem Termin zu entrichten.

Wird das Zinshaus vor diesem Zeitpunkt verkauft, verschwindet die offene Periode nicht. Der Kaufvertrag sollte ausdrücklich festlegen, wer die Abrechnung vorbereitet, wer fehlende Rechnungen beschafft, wer den Kontakt zu den Mietern führt und wie spätere Gutschriften oder Nachzahlungen zwischen Verkäufer und Käufer ausgeglichen werden. Diese interne Regelung ersetzt keine mietrechtlich geschuldete Abrechnung.

Die Stichtagsabrechnung beim Zinshauskauf behandelt die breitere Übergabe von Mieten, Betriebskosten und Kautionen. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die besondere Frage, wie die noch offene Jahresperiode beim unterjährigen Vermieterwechsel organisiert wird.

Hauptmietzinsabrechnung und Betriebskostenabrechnung trennen

§ 20 MRG betrifft die Hauptmietzinsabrechnung. § 21 MRG regelt demgegenüber Betriebskosten und laufende öffentliche Abgaben. Beide Abrechnungen können im selben Zinshaus vorkommen, haben aber unterschiedliche Positionen, Nachweise und Rechtsfolgen. Eine gemeinsame Saldozeile erschwert die Prüfung und kann verdecken, ob eine Zahlung zum Hauptmietzins, zu Betriebskosten oder zu einer anderen Forderung gehört.

Für den Datenraum sollte daher je Kalenderjahr und je Mietverhältnis erkennbar sein, welche Vorschreibungen, Zahlungen, Belege und Abrechnungsergebnisse welcher Abrechnung zugeordnet sind. Der bestehende Beitrag zu Betriebskosten und Abrechnungslücken ordnet die zulässigen Positionen und die Prüfung von Rückforderungsspielraum. Beim Verkauf kommt zusätzlich die Frage hinzu, wer die offene Periode praktisch fertigführt.

Stichtag, Verwaltung und Zahlungsweg sauber abstimmen

Der wirtschaftliche Stichtag des Kaufvertrags und das Ende des Kalenderjahres fallen oft auseinander. Deshalb braucht die Übergabe eine eigene Abrechnungsmatrix. Sie sollte die laufende Periode, bereits verrechnete Akonti, eingelangte Belege, offene Rechnungen und den Bearbeitungsstand je Einheit zeigen.

Im Anwendungsbereich des MRG bindet § 2 Abs 1 MRG den Rechtsnachfolger des Vermieters an wirksam geschlossene Hauptmietverträge ab der Übergabe des Mietgegenstands. Für die Vertragsparteien folgt daraus kein fertiger Abrechnungsplan. Sie müssen zusätzlich regeln, ab wann die neue Verwaltung Zahlungen entgegennimmt, wie Fehlüberweisungen weitergeleitet werden und wer Fragen der Mieter beantwortet.

Ein klarer Zahlungsweg ist besonders wichtig, wenn eine Nachzahlung oder ein Guthaben erst nach dem Eigentümerwechsel festgestellt wird. Die Zuständigkeit sollte je Mietverhältnis, Zeitraum und Abrechnungsschritt dokumentiert werden, statt sie nur allgemein an die Verwaltungsübernahme zu knüpfen.

Guthaben und Fehlbetrag dem richtigen Mietverhältnis zuordnen

Aus der Betriebskostenabrechnung kann sich ein Guthaben zugunsten der Hauptmieter oder ein Fehlbetrag zu ihren Lasten ergeben. Für den Käufer und Verkäufer ist deshalb eine Liste erforderlich, die den Saldo je Mietverhältnis, den betroffenen Zeitraum und den vorgesehenen Zahlungsweg enthält. Ein pauschaler Ausgleich zwischen den Vertragsparteien reicht nicht, wenn nicht erkennbar bleibt, welche Mieterposition damit erledigt wird.

Bereits geleistete Akonti, später eingelangte Rechnungen und offene Belege gehören in dieselbe Rechenlogik. Die Parteien sollten festhalten, wer die Unterlagen ergänzt, wer den Saldo bekanntgibt und wie ein Betrag weitergeleitet wird, der noch auf dem Konto der früheren Verwaltung einlangt. Die konkrete mietrechtliche Zuordnung hängt von Vertrag, Abrechnungsregime und Übergabe ab.

Datenraum und Belege bis zum Original zurückverfolgen

Für die offene Jahresperiode sollten Mietverträge und Nachträge, Mietzinsliste, Vorschreibungen, Bankbewegungen, Rechnungen, Abrechnungen der Vorjahre, Belegeinsicht und laufende Kommunikation zusammengeführt werden. Jede Position braucht einen Stand. So bleibt sichtbar, ob ein Betrag endgültig abgerechnet ist oder durch eine noch fehlende Rechnung verändert werden kann.

Käufer sollten offene Abrechnungen nicht allein anhand einer Verkäuferliste bewerten. Verkäufer sollten bekannte Lücken und bereits erhobene Einwendungen offen zuordnen. Die laufende Mietzinsüberprüfung betrifft einen anderen Rechtskern, kann aber für die Transaktionsakte wichtig werden, wenn gleichzeitig Rückzahlungsfragen oder ein Verfahren zur Höhe des Mietzinses bestehen.

Eine belastbare Übergabe trennt dabei drei Zustände: vollständig belegt, in Bearbeitung und strittig. Für die beiden letzten Zustände gehören eine zuständige Person, ein nächster Unterlagenschritt und eine Vertragsregel zur wirtschaftlichen Zuordnung in die Akte.

Betriebskostenabrechnung und Mietzinsminderung nicht vermengen

Eine offene Betriebskostenabrechnung ist von einer Mietzinsminderung wegen eingeschränkter Gebrauchstauglichkeit zu trennen. § 1096 ABGB knüpft die Befreiung von der Entrichtung des Zinses an Dauer und Ausmaß der Unbrauchbarkeit des Bestandstücks. Ob ein solcher Sachverhalt vorliegt, beantwortet nicht die Frage, welche Betriebskosten im Kalenderjahr angefallen und abrechenbar sind.

Bei Sanierungsarbeiten oder einem erheblichen Mangel können daher zwei getrennte Prüfspuren nebeneinander bestehen. Der Beitrag zur Mietzinsminderung während einer Sanierung behandelt Einheiten, Nachweise und Ertragsrisiko. Im Kaufvertrag sollten solche Ansprüche separat von der offenen Betriebskostenperiode, ihren Belegen und dem späteren Saldo erfasst werden.

Vor der Unterzeichnung die Abrechnungslinie festlegen

Vor der Unterzeichnung des Kaufvertrags sollten Verkäufer und Käufer für jede Einheit den Abrechnungszeitraum, den Belegstand, die Akonti, den Stichtag und die zuständige Stelle festhalten. Für offene Positionen braucht es eine Nachlieferungs- oder Informationsregel. Für erwartete Guthaben und Fehlbeträge braucht es eine nachvollziehbare Zahlungs- und Ausgleichsregel.

Mieter sollten nach dem Eigentümerwechsel eine klare Kontaktstelle und den Stand der Abrechnung erhalten. Käufer sollten die Verwaltungsunterlagen erst dann als vollständig behandeln, wenn die offene Periode, die Vorjahre und die laufenden Streitpunkte getrennt nachvollziehbar sind. So bleibt die Abrechnung auch nach dem Wechsel prüfbar.

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